دریافت فایل راهنمای مدیر اجرایی
راهنمای مدیر اجرایی
مدیر اجرایی کنفرانس تمامی امور مربوط به کنفرانس را به شرح زیر بر عهده دارد:
تنظیمات همایش شامل دو بخش کلی اطلاعات اصلی و توضیحات بخشهای مختلف همایش است.
الف: اطلاعات اصلی همایش
اطلاعات اصلی به مانند تصویر زیر شامل نوع برنامه، زبان اصلی، آدرس وب‌سایت همایش، کد اختصاری و .. است.
ب: توضیحات بخشهای همایش
یکی از مهمترین امکانات صفحه شخصی مدیر اجرایی، وارد کردن توضیحات بخشهای مختلف همایش است. این بخشها به طورکلی به مانند شکل زیر عبارت است از :
لازم به ذکر است که با انتخاب هر یک از گزینه‌های فوق‌الذکر یک صفحه به مانند تصویر زیر با مجموعه‌ای از ابزارهای متنوع ظاهر می‌شود که امکان وارد کردن محتواهای مختلف با فرمت متن، عکس، فیلم و ... وجود دارد.
درج و ویرایش لینک آدرس وب سایتها
درج و ویرایش جدول
درج و ویرایش فایلهای با فرمت فلش یا فیلم
راست یا چپ چین کردن صفحه
بزرگنمایی صفحه
تنظیمات نامه های همایش
حدود 50 نامه برای شرایط و موقعیتهای مختلف در طول برگزاری کنفرانس برای مکاتبه با نویسندگان، داوران، دبیران تخصصی و علمی و ... تهیه شده است که امکان ویرایش آنها از طریق این گزینه وجود دارد.
تنظیمات منوها
با توجه به اینکه این سامانه برای کنفرانسها و همایشهای مختلف طراحی و پیاده‌سازی شده است بنابراین این امکان فراهم آمده است تا منوها و زیر منوها به وسیله مدیر اجرایی اضافه یا کم شده و در قسمت دسترسی سریع نمایش داده شود یا نه.
زمانبندی همایش
یکی از مهمترین بخشهای هر همایش، زمانبندی و برنامه‌ریزی اجرایی برای شروع و پایان همایش است. در این گزینه، امکان تنظیم تاریخ شروع و پایان ارسال چکیده، بررسی چکیده‌ها، ارسال مقالات و تاریخ اعلان نتایج داوری وجود دارد. ارسال چکیده و اصل مقالات در چارچوب زمانی که در این قسمت مشخص می‌شود، امکان‌پذیر است.
زمانبندی برنامه های همایش
بر همین اساس، زمانبندی برنامه همایش نیز پس از نهایی شدن برنامه‌ها در این قسمت وارد می‌شود. این اطلاعات روی برگه ثبت‌نام شرکت‌کنندگان نمایش داده می‌شود.
هزینه های شرکت در همایش
هزینه‌های شرکت در کنفرانسها بر اساس معیارهای مختلف یکی از مهمترین امکانات این سامانه است. هزینه‌ها بر اساس نوع عضویت در انجمنهای علمی و تاریخ ثبت‌نام برای گروه‌های مختلف شرکت کننده تعیین می‌شود. همچنین این امکان وجود دارد تا در صورتی که به تأییدیه خاصی برای استفاده از تحفیف ویژه نیاز باشد، از گزینه مربوطه استفاده شود.
نوع عضویت در چند گروه شامل دانشجویان، اساتید، نویسنده، شرکت کننده آزاد، عضو انجمنهای علمی و غیره گروه‌بندی شده است.
برگزار کنندگان
اطلاعات مربوط به برگزار کنندگان کنفرانس باد انتخاب این گزینه از صفحه شخصی مدیر اجرایی امکان‌پذیر است. در این قسمت، نام برگزار کننده، لوگو، نشانی اینترنتی و توضیحات ضروری وارد می‌شود. چنانچه در هر مرحله نیاز به ویرایش یا تغییر وضعیت یکی از برگزارکنندگان بود، این امکان وجود دارد تا وضعیت آن به حالت غیر فعال تغییر کند یا اطلاعات موجود با استفاده از گزینه ویرایش اصلاح شود.
کارگاه های آموزشی
برگزاری کارگاههای آموزشی و مدیریت ثبت‌نام و دریافت و پرداخت هزینه‌ها با استفاده از این گزینه امکان‌پذیر است.
برای اضافه کردن یک کارگاه جدید و یا برای حذف و ویرایش آن از آیکن مربوطه استفاده کنید. فرم ورود اطلاعات کارگاههای جدید به شرح زیر است. در این فرم اطلاعات مربوط به عنوان کارگاه، زمان و تاریخ برگزاری، هزینه شرکت در کارگاه، ظرفیت، رزومه مدرس، محل برگزاری و توضیحاتی در رابطه با کارگاه ذکر می‌شود.
تعریف غرفه های نمایشگاه
با توجه به اینکه همزمان با کنفرانسهای علمی، نمایشگاههای تخصصی نیز برگزار می‌شود، بنابراین امکان ورود اطلاعات غرفه‌ها و مدیریت واگذاری آنها در سامانه مدیریت کنفرانسها وجود دارد. این اطلاعات شامل عنوان نمایشگاه، نقشه یا کروکی غرفه و توضیحات است. غرفه‌ها فقط به اشخاص حقوقی واگذار می‌شود.
ثبت نام نمایشگاه دارها
غرفه‌هایی که قبلا در سیستم تعریف شده است، در این قسمت به درخواست‌‌کنندگان (اشخاص حقوقی) واگذار می‌شود. اطلاعات مربوط به غرفه‌ها شامل نوع غرفه، متراژ، ناک پیشنهادی متقاضی برای غرفه، هزینه، وضعیت و تاریخ درخواست در این قسمت ویرایش می‌شود.
وضعیت اختصاص یک غرفه شامل مواردی چون بررسی نشده، منتظر تأیید مدیر و سایر موارد است.
تنظیمات ثبت نام حمایت کنندگان
اطلاعات حمایت کنندگان به مانند تصویر زیر پساز ورود اطلاعات در بخشهای مختلف سایت نمایش داده می‌شود.
برای اضافه کردن حامی جدید روی گزینه مربوط کلیک کنید. تصویری به مانند فرم زیر ظاهر می‌شود. اطلاعات مربوطه را وارد کرده و گزینه ذخیره را انتخاب کنید.
تعریف عنوان مسابقه
برگزاری مسابقات علمی به عنوان فعالیتهای جنبی کنفرانسها همواره مورد توجه برگزارکنندگان بوده است. به همین دلیل، امکانات مختلفی برای برگزاری نمایشگاه در سامانه مدیریت کنفرانسهای علمی وجود دارد. فرم زیر برای تعریف مسابقه و بیان کلیات آن است. در این فرم اطلاعات مربوط به عنوان مسابقه، اهداف، توضیحات، روش ارسال طرحهای مسابقه، هزینه شرکت در مسابقه و همچنین تاریخ ارسال، بررسی، ارزیابی و تصمیم‌گیری تعیین می‌شود. با توجه به اهمیت موضوع داوری در بررسی مسابقات، بخش خاصی برای داوری و ارزیابی مسابقات در نظر گرفته شده است . دبیر مسابقات، به مانند دبیرعلمی وظیفه ارسال طرحهای مسابقات علمی را به داوری بر عهده دارد.
ارسال نامه به اعضای سایت
با انتخاب گزینه ارسال ایمیل به اعضای سایت این امکان وجود دارد تا به تمامی اعضای سایت یا تعدادی از آنها ایمیل ارسال شود. تصویر زیر نمونه ایمیل‌های ارسال شده یا آماده ارسال است.
برای ارسال ایمیل جدید، گزینه نامه نامه جدید را انتخاب کنید. فرم ارسال ایمیل به مانند تصویر زیر شامل متن نامه، گیرندگان و ارسال است. در قسمت متن نامه، پیام مورد نظر را وارد کنید از ابزارهای ویرایش برای تغییر فونت و درج و ویرایش تصاویر استفاده کنید. پس از تکمیل متن نامه، گزینه گیرندگان را انتخاب کنید.
با انتخاب گزینه گیرندگان نامه، فرم زیر نمایش داده می‌شود.در این قسمت امکان جستجوی نام کاربران یا امکان ارسال نامه به کاربرانی با یک نقش مشخص به عنوان مثال داوران وجود دارد. پس از این مرحله گزینه ذخیره را برای ثبت اسامی کاربران انتخاب کنید. با انتخاب گزینه ارسال، نامه از قبل تعیین شده برای تمامی کاربران ارسال می‌شود.
فهرست تمامی کاربران سایت با انتخاب این گزینه نمایش داده می‌شود. امکان جستجوی نام کاربری خاص بر اساس نقش و همچنین امکان مشاهده یا ویرایش اطلاعات فردی کاربران نیز در همین قسمت وجود دارد. کاربرانی که به هر دلیل از جمله به دلیل تکرار در ثبت نام، چند بار نام آنان در سامانه ثبت شده است با انتخاب گزینه حذف نام آنان از سامانه حذف می‌شود.
تعیین وظایف
با توجه به اینکه نقشهای مختلفی برای انجام کارهای محتلف در سامانه تعریف شده است، اختصاص نقش‌ها یا تغییر آن با انتخاب گزینه تعیین وظایف امکان‌پذیر است. هر کاربر با ثبت‌نام در سامانه به صورت پیش‌فرض به عنوان نویسنده یا نویسنده مسابقه محسوب می‌شود. مدیری اجرایی سامانه، به هر کدام از کاربران حسب وظیفه یا مسئولیتی که بر هده دارند، نقش خاصی اختصاص می‌دهد. برای این منظور نام کاربر را انتخاب کرده و هر چند مورد از نقش‌ها را به کاربر مورد نظر اختصاص دهید.
همانطور که در شکل زری مشاهده می‌شود، نقشهای این سامانه عبارتند از:
تخصیص موضوعات به داوران
با توجه به اینکه ممکن است تعدد مقالات ارسالی به یک کنفرانس و به منظور دسترسی سریع به اسامی داوران، هر یک از داوران بر اساس حوزه تخصصی، موضوعات مرتبط به آنها اختصاص داده می‌شود. برای این منظور، نام داور را انتخاب کرده و موضوعات مرتبط را با انتخاب گزینه مربوطه اضافه کنید.
سازمان همایش
اطلاعات مربوط به تمامی کمیته‌های برگزاری، علمی، آموزش و مسئولین و دبیران هر یک از این کمیته‌ها در این قسمت وارد می‌شود. این اطلاعات از منوی اطلاعات همایش و انتخاب گزینه سازمان همایش قابل مشاهده است.
برای وارد کردن اطلاعات سازمان همایش، کمیته مورد نظر را از گزینه مربوطه انتخاب کنید. این کمیته‌ها به مانند تصویر زیر شامل این موارد است:
بر همین اساس، هر یک از نقش‌ها در کمیته‌های مختلف به شرح زیر است:
اخبار و اعلانات
اطلاعات و اخبار کنفرانس با انتخاب گزینه اخبار و اعلانات و ورود اطلاعات مربوطه در صفحه اصلی وب‌سایت کنفرانس نمایش داده می‌شود.
برای اضافه کردن خبر جدید، گزینه جدید را انتخاب کنید. فرم مربوطه به مانند تصویر زیر ظاهر می‌شود. پس از وارد کردن عنوان و چکیده متن خبر، متن کامل را وارد کنید و با تعیین تاریخ خبر، تصاویر مرتبط را بارگذاری کنید.
برای وارد کردن تصاویر و متون تبلیغاتی در صفحه اول سایت کنفرانس از گزینه تبلیغات استفاده کنید. با تکمیل اطلاعات مورد نظر و بارگذاری تصاویر مربوطه، گزینه ذخیره را انتخاب کنید.
موضوعات
چنانچه موضوعات و محورهای یک کنفرانس به صورت کامل و دقیق وارد سامانه شود، این امکان وجود دارد تا نویسندگان به هنگام ارسال چکیده و اصل مقالات، موضوع مربوطه را مشخص کنند. چنانچه به هر یک از داوران بر اساس حوزه تخصصی آنان موضوع مربوطه اختصاص یابد، به هنگام ارسال چکیده و اصل مقالات برای داوری این امکان وجود دارد تا داور مرتبط با موضوع مقالات انتخاب شود. موضوعات در دو دسته اصلی و فرعی وارد سامانه می‌شوند.
کشورها
نام کشورها در فرم ثبت‌نام ذکر شده است. به منظور اجتناب از وارد کردن گونه‌های مختلف نام یک کشور، از این
پیوند های مفید
پیوندهای مفید در اطلاعات همایش ذکر می‌شود. از این گزینه برای وارد کردن وب‌سایت مراکز و موسسات مرتبط با کنفرانس استفاده می‌شود. دفت شود که عنوان و به ویژه آدرس پیوند به درستی وارد شود.
پرسشهای متداول
پرسشهای متداول در بخش مربوط به اطلاعات همایش نمایش داده می‌شود. به منظور پاسخگویی به مجموعه‌ای از سوالات کاربران سامانه از ایم گزینه استفاده می‌شود. پس از وارد کردن عنوان و پاسخ، گزینه ذخیره را انتخاب کنید.
با استفاده از این گزینه این امکان دارد تا فهرستی از موارد مهمی که به هنگام ارسال چکیده و اصل مقاله باید رعایت شود، برای اطمینان از نویسنده سوال شود. با انتخاب گزینه " چک لیست ارسال مقاله"، موارد مهم ار وارد کرده و دگمه ذخیره را انتخاب کنید.
فرم داوری مقالات
فرم داوری مقالات برای اطمینان از طرح سوالات مهم به هنگام بررسی و ارزیابی چکیده و اصل مقالات طراحی شده است. با استفاده از گزینه جدید امکان اضافه کردن سوال جدید وجود دارد. با انتخاب هر سوال نیز، امکان ویرایش آنها وجود دارد. از آیکن بالا و پایین برای تنظیم ترنیب سئالات استفاده می‌شود. پس از مشخص شده ترتیب سواالت، دگمه ذخیره را انتخاب کنید.
با انتخاب گزینه جدید، فرم وارد کردن سوالات داوری به مانند شکل زیر ظاهر می‌شود. این امکان وجود دارد تا سوالات به صورت دو جوابی، سه جوابی، چهار جوابی یا توضیحی تنظیم شود.
تایید عضویت کاربران
کاربران سامانه برای شرکت در کنفرانس باید به وسیله مدیر اجرایی سامانه تأیید سوند تا امکان حضور در کنفرانس را داشته باشند.